Tài liệu này dùng để hướng dẫn quy trình tạo đơn, kiểm tra đơn hàng, cập nhật trạng thái thanh toán và block lịch cho khách đã đặt dịch vụ tại Bếp Lửng Lơ hoặc Lửng Lơ Media.
Bước 1: Lên đơn cho khách
Khi có khách xác nhận nhu cầu đặt lịch hoặc cần gửi báo giá, người phụ trách tạo đơn tại một trong hai trang sau:
Trường hợp khách đặt Bếp Lửng Lơ:
Vào trang:
https://beplunglo.com/lien-he-bep/
Áp dụng cho các nhu cầu như thuê studio bếp, quay/chụp sản phẩm, quay video thực phẩm, thuê không gian quay chụp, thuê studio podcast tại Bếp Lửng Lơ.
Trường hợp khách đặt Lửng Lơ Media:
Vào trang:
https://lunglomedia.com/bao-gia-podcast/
Áp dụng cho các nhu cầu như quay podcast trọn gói, sản xuất podcast, quay video podcast, quay podcast cho doanh nghiệp, cá nhân hoặc founder/CEO.
Lưu ý:
Với các khách cũ: Nên gửi link cho khách tự điền để mình có thông tin mail/ số điện thoại. Nếu không tiện thì thôi mình tự ghi
Sau khi kiểm tra thông tin đã đúng, bấm TẠO ĐƠN. Hệ thống sẽ gửi mail cho Bếp và Khách
Bước 2: Kiểm tra đơn đã vào hệ thống chưa
Sau khi gửi form, vào trang tổng hợp thu chi để kiểm tra đơn hàng:
https://beplunglo.com/trang-tong-hop-thu-chi-170626/
Tại trang này, mở tab Đơn hàng và kiểm tra xem đơn vừa tạo đã hiển thị trong danh sách chưa.
Cần kiểm tra lại các thông tin chính:
- Tên khách hàng
- Dịch vụ khách đặt
- Ngày thực hiện
- Khung giờ
- Tổng tiền
- Trạng thái thanh toán
- Ghi chú nếu có
Nếu đơn chưa xuất hiện, cần kiểm tra lại xem form đã gửi thành công chưa hoặc báo lại Hà để kiểm tra.
Trong trường hợp khách cần báo giá trước khi thanh toán, làm báo giá tại mẫu https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ABmkrNiX9HOtHpvXqHu_JXv7KLHLiArbKwTtHhUtu4Q/edit?gid=1774078490#gid=1774078490
Bước 3: Cập nhật trạng thái thanh toán
Sau khi khách đã thanh toán, người phụ trách cần cập nhật lại trạng thái đơn hàng.
Tại tab Đơn hàng, tìm đúng đơn của khách và ấn Chi tiết
Chuyển trạng thái rồi ấn Lưu thay đổi
Chỉ cập nhật trạng thái này khi đã kiểm tra được tiền vào tài khoản hoặc đã có xác nhận thanh toán rõ ràng.
Nếu khách chưa thanh toán, giữ trạng thái là:
Chưa thanh toán
Việc cập nhật đúng trạng thái giúp team theo dõi doanh thu, công nợ và lịch booking chính xác hơn.
Bước 4: Block lịch trên Calendar
Sau khi khách đã xác nhận lịch, cần vào Google Calendar để block khung giờ khách đã chọn.
Khi tạo lịch, cần ghi rõ thông tin để team dễ theo dõi:
- Tên dịch vụ
- Tên khách hàng
- Khung giờ quay/chụp
- Ghi chú cần chuẩn bị nếu có
Ví dụ:
Podcast – Khách Anh Minh
14:00 – 16:00
Ghi chú: setup 2 người, 3 góc máy, cần máy nhắc chữ
Khi phân loại lịch, chọn đúng nhóm:
Bếp Lửng Lơ – Đã book
Việc block lịch giúp tránh trùng lịch với khách khác và giúp team chuẩn bị không gian, thiết bị, nhân sự trước buổi quay/chụp.
FAQ – Câu hỏi thường gặp
1. Khách mới hỏi thông tin thì có cần lên đơn không?
Chưa cần lên đơn nếu khách chỉ mới hỏi giá, hỏi dịch vụ hoặc chưa xác nhận ngày giờ cụ thể.
Chỉ nên lên đơn khi khách đã có nhu cầu rõ ràng như muốn giữ lịch, cần báo giá chính thức, hoặc đã thống nhất gói dịch vụ dự kiến.
2. Khách chưa thanh toán thì có block lịch không?
Nếu khách đã xác nhận chắc chắn ngày giờ và team đồng ý giữ lịch, có thể block lịch trước để tránh trùng.
Tuy nhiên, trong ghi chú Calendar nên ghi rõ tình trạng:
Chưa thanh toán / Chờ cọc / Chờ xác nhận thanh toán
Sau khi khách thanh toán, quay lại cập nhật trạng thái đơn hàng thành Đã thanh toán.
3. Khách đặt qua Bếp Lửng Lơ hay Lửng Lơ Media thì nhập ở đâu?
Nếu khách thuê không gian, studio bếp, quay/chụp sản phẩm hoặc quay tại Bếp Lửng Lơ, nhập tại:
https://beplunglo.com/lien-he-bep/
Nếu khách đặt dịch vụ podcast trọn gói, quay podcast, sản xuất podcast hoặc cần nhận báo giá podcast, nhập tại:
https://lunglomedia.com/bao-gia-podcast/
4. Sau khi lên đơn xong thì kiểm tra ở đâu?
Sau khi gửi form, vào trang:
https://beplunglo.com/trang-tong-hop-thu-chi-170626/
Sau đó mở tab Đơn hàng để kiểm tra đơn đã vào hệ thống chưa.
5. Nếu đơn chưa hiện trong tab Đơn hàng thì làm gì?
Trước tiên, kiểm tra lại xem form đã gửi thành công chưa.
Nếu đã gửi nhưng đơn chưa hiển thị, cần báo người phụ trách hệ thống để kiểm tra lỗi form, lỗi kết nối dữ liệu hoặc lỗi trang tổng hợp thu chi.
Không nên tạo lại nhiều lần nếu chưa chắc chắn, vì có thể làm trùng đơn.
6. Khi nào được chuyển trạng thái sang Đã thanh toán?
Chỉ chuyển trạng thái sang Đã thanh toán khi đã kiểm tra được tiền vào tài khoản, có ảnh chụp giao dịch, hoặc có xác nhận thanh toán rõ ràng từ người phụ trách.
Nếu khách mới hứa thanh toán hoặc mới gửi thông tin chuyển khoản nhưng chưa xác nhận được tiền, vẫn giữ trạng thái Chờ thanh toán.
7. Nếu khách thanh toán cọc trước thì ghi trạng thái như thế nào?
Nếu hệ thống có trạng thái riêng như Đã cọc thì chọn trạng thái đó.
Nếu chưa có trạng thái riêng, có thể giữ Chờ thanh toán và ghi chú rõ:
Khách đã cọc: [số tiền] – còn lại: [số tiền]
Khi khách thanh toán đủ, chuyển trạng thái sang Đã thanh toán.
8. Nếu khách đổi lịch thì cần cập nhật ở đâu?
Khi khách đổi lịch, cần cập nhật ở cả 2 nơi:
Trong Calendar, đổi lại ngày giờ block lịch theo khung mới.
Trong Đơn hàng, cập nhật lại ngày thực hiện hoặc ghi chú để team theo dõi đúng.
Không chỉ sửa Calendar mà quên cập nhật đơn hàng, vì dễ lệch dữ liệu khi kiểm tra doanh thu và lịch thực hiện.
9. Nếu khách hủy lịch thì xử lý thế nào?
Nếu khách hủy lịch, cần kiểm tra chính sách cọc/thanh toán trước.
Sau đó cập nhật ghi chú trong đơn hàng, ví dụ:
Khách hủy lịch ngày… / Hoàn cọc… / Không hoàn cọc…
Đồng thời xóa hoặc cập nhật lại lịch đã block trên Calendar để tránh giữ khung giờ không cần thiết.
10. Có cần gửi báo giá cho mọi khách không?
Không bắt buộc.
Chỉ gửi báo giá nếu khách cần xác nhận chi phí trước khi thanh toán, cần gửi cho công ty/phòng kế toán, hoặc cần thông tin rõ ràng về gói dịch vụ.
Với khách đã chốt nhanh và thanh toán ngay, có thể lên đơn và cập nhật thanh toán mà không cần gửi báo giá riêng.
11. Calendar nên ghi tiêu đề lịch như thế nào?
Nên ghi ngắn gọn nhưng đủ thông tin để team nhìn là hiểu ngay.
Cú pháp gợi ý:
[Dịch vụ] – [Tên khách] – [Trạng thái]
Ví dụ:
Podcast – Anh Minh – Đã thanh toán
Thuê bếp – Chị Linh – Chờ cọc
Quay sản phẩm – Tâm Minh Foods – Đã book
12. Phân loại Calendar chọn gì?
Khi block lịch cho khách đã đặt tại không gian Lửng Lơ, chọn phân loại:
Bếp Lửng Lơ – Đã book
Việc chọn đúng phân loại giúp team nhìn lịch dễ hơn và tránh bị trùng booking.
13. Nếu khách đặt podcast của Lửng Lơ Media nhưng quay tại Bếp Lửng Lơ thì sao?
Vẫn cần block lịch trên Calendar với phân loại:
Bếp Lửng Lơ – Đã book
Vì dù khách đặt qua Lửng Lơ Media, không gian quay vẫn sử dụng lịch của Bếp Lửng Lơ.
14. Ai là người chịu trách nhiệm cập nhật đơn và lịch?
Người trực tiếp tiếp nhận khách hoặc người phụ trách booking cần đảm bảo đủ 4 việc:
Lên đơn
Kiểm tra đơn đã vào tab Đơn hàng
Cập nhật trạng thái thanh toán
Block lịch Calendar
Mục tiêu là để doanh thu, công nợ và lịch sử dụng không gian luôn khớp nhau.
15. Vì sao mọi đơn đều cần nhập qua form?
Vì form là điểm đầu vào để hệ thống ghi nhận dữ liệu đơn hàng.
Nếu chỉ ghi tay, nhắn Zalo hoặc tự nhớ trong đầu, team rất dễ bị sót doanh thu, trùng lịch hoặc không biết khách đã thanh toán chưa.
Vì vậy, mọi đơn đã chốt hoặc cần theo dõi đều nên được nhập qua form để quản lý tập trung.
